Dokumen Perniagaan Sumber Maklumat Perakaunan

Teks: Jurnal aida hashim

Email : aidahashim.imna@gmail.com

Sumber : Cg narzuki

Assalamualaikum & hai. Maaf aida dah lama tak update entri, kebelakangan ni jadual agak "pack" sikit. In shaa Allah, aida akan cuba update sekerap yang mampu. Moga-moga dapat memberi manfaat kepada yang memerlukan.

Ok, seperti yang dijanjikan aida akan kongsikan tentang jenis-jenis dokumen yang selalu digunakan dalam perniagaan harian dalam sesebuah syarikat. Aida akan senaraikan jenis-jenis dokumen dan menerangkan setiap fungsinya, untuk contoh dokumen pula, korang boleh rujuk pada link yang aida sertakan ni ye...

https://cgnarzuki.com/modul-3-dokumen-perniagaan-sebagai-sumber-maklumat/

Pesanan belian

• Merupakan dokumen yang dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang secara rasmi.

• Pesanan belian disediakan oleh pembeli dalam 2 salinan iaitu asal dan pendua.
• Salinan asal dihantar kepada penjual, manakala salinan pendua disimpan oleh pembeli dalam fail pesanan belian untuk rujukan seterusnya apabila diperlukan.
• Pesanan belian tidak perlu direkod dalam mana-man buku perakaunan kerana belian barang niaga masih belum berlaku.

• Bil tunai

• Merupakan bukti pembelian barangan secara tunai yang dikeluarkan oleh penjual. 
• Terdapat dua salinan iaitu asal (pembeli) dan pendua (penjual).
• Salinan asal direkodkan dalam jurnal pembayaran tunai atau Buku Tunai bahagian kredit (kt).
• Salinan pendua direkodkan didalam Jurnal penerimaan tunai atau buku tunai bahagian debit(dt).

• Cek atau tunai.

• Dalam perniagaan, ada dua kaedah pembayaran. Sama ada wang tunai atau cek. 
• Penggunaan cek memerlukan peniaga membuka akaun semasa di bank, kemudian baru transaksi pembayaran boleh dilakukan
• Cek tidak salinan pendua tetapi mempunyai keratan cek sebagai rujukan.
• Cek merupakan sumber maklumat yang digunakan oleh penjual, dan direkodkan dalam jurnal penerimaan tunai atau buku tunai (debit).

• Resit

• Resit dikeluarkan sebagai bukti akaun penerimaan pembayaran secara tunai atau cek.
• Resit juga terdapat dalam dua salinan, resit asal diberikan kepada pembeli dan dicatatkan dalam buku tunai bahagian kredit(kt)
• Resit salinan disimpan oleh penjual dan direkodkan dalam buku tunai di bahagian  debit(dt)

• Keratan cek.

• Merupakan keratan sebahagian dari cek, keratan cek disimpan oleh pembeli sebagai bukti pembayaran kepada penjual.
• Keratan cek direkodkan oleh pembeli didalam buku tunai bahagian kredit. 

• Baucar pembayaran

• Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat semua jenis pembayaran sama ada dalam bentuk tunai atau cek.
• Contohnya, pembayaran sewa premis, tambang dan petrol serta belanja membaiki kenderaan.
• Baucar bayaran yang disediakan perlu dikepilkan bersama dengan bil-bil sebagai dokumen sokongan.
• Dicatat dalam buku tunai dibahagian kredit(kt).

• Penyata gaji (payslip)

• Merupakan dokumen yang disediakan oleh majikan untuk pekerja bagi mencatat pembayaran gaji pekerja, ia sebagai bukti bahawa pembayaran gaji telah dilakukan.
• Penyata gaji menggantikan fungsi baucar pembayran apabila pembayaran dilakukan secara dibankkan terus ke akaun pekerja melalui pindahan kredit (transfer).
• Bagi perniagaan kecil-kecilan, baucar bayaran gaji akan disediakan jika majikan membayar gaji secara tunai.
• Salinan pendua dijadikan rujukan untuk direkodkan dalam buku tunai bahagian kredit.

• Slip daftar tunai : contohnya resit kedai runcit

• Merupakan slip yang dikeluarkan dari mesin daftar tunai penjual apabila pembeli membuat pembayaran secara tunai.
• Slip daftar tunai tidak mencetak nama pembeli yang mebuat pembayaran.
• SDT yang asal diberikan kepada pembeli dan dicatatkan oleh pembeli dalam buku tunai bahagian kredit.
• SDT pendua akan disimpan oleh penjual dan direkodkan dalam buku tunai dibahagian dt.

• Slip Bank

• borang yang dikeluarkan oleh pihak bank untuk merekodkan penyimpanan wang para pelanggannya.
• Sesetengah bank menamakan bank tersebut sebagai borang simpanan.
• Slip asal diberikan kepada bank dan pendua disimpan oleh pemegang akaun dibank dan dicatatkan dalam buku tunai bahagian debit.

• Makluman Debit.

• Penyata atau notis yang dikeluarkan oleh pihak bank kepada pelanggannya untuk memaklumkan telah didebitkan atau dikurangkan dengan jumlah tertentu beserta dengan sebabnya.
• Contoh sebab seperti caj bank atau komisen bank, pengeluaran buku cek, caj terhadap cek tak laku dan faedah atas overdraf.
• Direkod ddalam buku tunai bahagian kredit.

• Makluman kredit.

• Penyata yanng dkeluarkan oleh pihak bank. Tujuannnya untuk memberitahu bahawa pihak bank atau mengkreditkan atau menambahkan akaunnya dengan jumlah tertentu beserta sebabnya.
• Sebab akaun dikreditkan iailah dividen yang diterima dari pihak bank, dividen atas pelaburan dan faedah atas simpanan tetap.
• Direkodkan dalam buku tunai bahagian debit.

• Memo

• merupakan dokumen yang biasa digunakan untuk merekod urusniaga yang berlaku antara pemilik perniagaan dengan perniagaannya.
• Memo berfungsi sebagai rekod dalaman yang dikeluarkan oleh pemilik perniagaan kepada kerani untuk direkodkan dalam buku perakaunan.
• Contoh memo dikeluarkan untuk memaklumkan bahawa modal tambahan sama ada wang tunai atau aset yang dibawa masuk ke dalam perniagaan.
• Selain itu, memo juga dikeluarkan apabila ambilan wang, barang niaga, atau aset bukan semasa digunakan oleh pemilik perniagaan sebagai kegunaan peribadi atau promosi.
• Memo direkodkan dalam jurnal am kecuali ambilan tunai yang direkodkan ddalam buku tunai bahagian kt.

• Nota serahan

• Dokumen perniagaan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli bersama barangan yang dipesan.
• Tujuannya adalah supaya pembeli dapat membuat semakan barangan yang dihantar juga sebgai bukti penerimaan barang.
• Nota serahan tidak perlu direkod dalam mana-mana buku perakaunan.

• Invois

• Merupakan dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli bersama barang yang dibeli secara kredit.
• Invois sediakan dalam 3 salinan;

1. Salinan 1 dan 2 dihantar kepada pembeli.
2. Kemudian, salinan kedua dihantar semula kepada penjual bersama nota serahan yang sudah ditandatangani sebagai bukti penerimaan barang.
3. Salinan 3 disimpan oleh penjual untuk tujuan perekodan.

• Invois asal salinan 1 disimpan oleh pembeli dan direkod dalam Jurnal belian
• Invois salinan atau salinan 2&3 disimpan oleh penjual dan direkodkan dalam Jurnal jualan.

• Folio pelanggan

• Menunujukkan rekod bayaran satu caj yang dikenakan oleh perniagaan perkhidmatan; perniagaan perhotelan.
• Berfungsi sebagai bukti penerimaan wang bagi pihak perkhidmatan dan merupakan bukti pembayaran bagi pihak pelanggan.
• Disediakan dalam dua salinan; FP asal (pelanggan) direkodkan dalam buku tunai bahagian kredit. FP salinan (pihak perkhidmatan) direkodkan dalam buku tunai bahagian debit.

• Nota debit

• Merupakan invois tambahan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu bahawa pembeli perlu menambah jumlah dalam invois kerana jumlah dalam invois asal telah terkurang dari invois sebenar.
• Sebab nota debit dikeluarkan;

A) catatn yang tertinggal dalam invois seperti caj angkutan, belanja pos dan caj peti barang atau tin.

B) invois asal terkurang caj kerana kesilapan pengiraan.

C) faedah dikenakan kepada pembeli kerana lewat menjelaskan bayaran.

D) caj tambahan akibat pertukaran barang.

• nota debit asal menjadi rujukan tambahan untuk jurnal belian dan nota debit salinan memnjadi rujukan tambahan bagi jurnal jualan.

• Nota kredit

• Merupakan dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli. Tujuannya adalah untuk mengurangkan jumlah hutang pembeli.
• Sebab nota kredit dikeluarkan;

A) pembeli memulangkan barang kerana rosak, salah saiz atau salah jenama.

B) jumlah dalam invois terlebih kerana salah pengiraan.

C) komisen atau elaun diberikan kepada pembeli.

• Nota kredit asal menjadi sumber maklumat untuk Jurnal pulangan belian dan nota kredit salinan menjadi sumber maklumat untuk jurnal pulangan jualan bagi penjual.

• Bil bayaran

• Dikeluarkan oleh pembekal perkhidmatan kepada peniaga setelah menggunakan perkhidmatan contohnya bil air atau bil elektrik.
• Bil bayaran akan dikepilkan dengan baucar bayaran sebagai dokumen sokongan dan dicatatkan dalam buku tunai sebgai bukti pembayaran.

• Slip pindahan wang 

• Merupakan kemudahan yang disediakan oleh pihak bank kepada kepada pelanggannya untuk memindahkan wang dari akaun peniaga kedalam akaun pihak ketiga secara elektronik.
• Pihak bank akan mengenakan komisen untuk perkhidmatan ini.
• Contoh sekarang; online transfer to third party (cimb click, Maybank2u). Kita tidak pelu ke bank lagi untuk membuat pemindahan.

Kesimpulannya, sumber maklumat perakaunan mempunyai 19 jenis dokumen, sama ada perlu direkod dalam buku perakaunan atau difailkann sebagai rujukan.